Projectplannen: Hoe schrijf je een goed project?

Met een goed geformuleerd project heb je 80% meer kans op de juiste kandidaat. En dat percentage is niet overdreven. Zeker in de vrijwilligerssector is het belangrijk dat je project aanspreekt, duidelijk is en motiveert. Maar hoe schrijf je zo'n project?

In deze blog leg ik uit wat de 5 kenmerken van een goed omschreven vrijwilligersproject zijn. Inclusief tips, voorbeelden en handige checklist om snel zo'n project te schrijven. Je kunt deze tips natuurlijk ook toepassen op iedere freelance opdracht die je in de toekomst uitzet. 

Bekijk ons template overzicht en plaats je project → 

1. Projecten zijn géén lange termijn functies

Een goed project heeft een duidelijke kop en staart. Je start ermee en weet wanneer het af is. Zo weet een professional bij een goed omschreven vrijwilligersproject precies wanneer ze het project hebben afgerond en wat voor impact ze hebben gemaakt.

Dit lijkt logisch, maar 50% van de projecten zijn om te beginnen nog te vaag. Ook gebeurt het vaker dat goede doelen onze vrijwilligers vragen om een lange termijn functie te bekleden. Daarvoor zijn ze niet bij ons op het platform, tenzij ze zelf aangeven meer voor jullie te willen betekenen. 

TIP: Als je snel een kandidaat wilt vinden, zorg je ervoor dat jouw project binnen 8 uur afgerond kan worden. Dit betekent dat je van tevoren goed moet weten wat je nodig hebt. Die voorbereiding helpt jouw vrijwilliger bovendien om beter werk te leveren. Meer daarover bij kenmerk 2.

Voorbeeld van een project met een duidelijk begin en eind 

Dit project van Stichting Mondzorg start met het design van 3 advertenties en eindigt met een korte uitleg. Ze hebben het advertentiebudget al bepaald en visuele assets voor de ads zijn al aanwezig. 

Zo omschrijft Stichting Mondzorg het project

Waarom we jou nodig hebben

We willen top-notch tandheelkunde voor iedereen in Nederland kunnen waarborgen. Ons doel? Een positieve impact maken met betere mondzorg.  

We zoeken een marketeer die ons hierbij helpt met advertenties op LinkedIn, Instagram en Facebook. Ben jij een marketeer die toffe advertenties kan maken? We zien ernaar uit om met je samen te werken en meer van je te leren!

Hier zijn we naar op zoek

• Creëer 3 advertenties die we op onze socials kunnen inzetten om donateurs te werven

• Creëer 1 template om in de toekomst eenvoudig advertenties te kunnen maken

• Geef advies over hoe we in het vervolg de advertenties kunnen verbeteren

2. Voor een goed project is voorbereiding nodig

Uiteraard ondersteunen we je zo goed als het kan met advies en de project templates, maar dat betekent niet dat we alle projectmanagement taken van je over kunnen nemen. 

Bepaal van tevoren waarnaar je op zoek bent zodat je weet wat je in het project neerzet. Om een projectplan goed te kunnen formuleren, moet je daarnaast weten hoe dit bijdraagt aan je grotere doelen en past binnen jouw eigen werkzaamheden en tijd. Beantwoord daarom de volgende vragen voordat je jouw project uitzet.

1. Wat voor resultaat wil je behalen met het afgeronde project? 

2. Hoeveel tijd heb je voor de kennismaking, feedback en een bedankje? 

3. Welke informatie, documenten en toegang heeft de vrijwilliger nodig? 

Een logische volgorde van type projecten om een bepaald doel te bereiken is als volgt. 

1. Project voor de analyse van de huidige setup binnen een bepaald domein

2. Project voor de strategie en planning om je doelen te bepalen en behalen

3. Projecten voor nieuwe creatie op basis van die strategie en planning

4. Projecten om verbeteringen en feedback door te voeren binnen bepaalde skillsets

TIP: Voor planning en hulp met projectmanagement kun je ook een vrijwilliger inzetten! Zo kun je bijvoorbeeld een marketingstrateeg inzetten om de contentkalender te creëren, op basis waarvan je jouw volgende projecten met duidelijke deliverables kunt bepalen.

3. Goede projecten zijn motiverend

Een vrijwilligersproject is geen studieopdracht. Het is een hulpvraag waarmee je professionals wilt enthousiasmeren om jullie te helpen. Helemaal vrijwillig.

Schrijf daarom hoe de professional gaat bijdragen aan jullie missie, spreek de professional direct aan en geef aan dat jullie zin hebben om samen met hen aan de slag te gaan. Een call-to-action mag niet ontbreken.

Dit betekent dat de omschrijving bij “Waarom we jou nodig hebben” minimaal 5 zinnen lang moet zijn. Hoe meer moeite jij erin steekt om dit leuk en goed op te schrijven, hoe eerder een professional zich bij jullie zal melden.

TIP: De professionals die jullie via ons platform helpen doen dit geheel vrijwillig. Dat is echt super! Laat hen weten hoezeer jullie dat waarderen, zowel in de kennismaking als in de projectomschrijving. Zo motiveer je hen om vaker een project op te pakken, misschien zelfs nog een keer voor jullie organisatie!

Voorbeeld van een motiverend project

Cliëntenbelang Amsterdam zoekt een content creator voor social media.

Waarom we jou nodig hebben

Wij zetten ons in voor alle Amsterdammers met een beperking, chronische ziekte en hun mantelzorgers.

Nu willen we onze impact vergroten door meer van ons te laten zien op social media, zoals LinkedIn, X, Facebook en Instagram. Hoe? Door actiever en consistent onze boodschap te delen om meer mensen bij onze missie te betrekken en daarmee steun te krijgen voor onze activiteiten. Maar dat kunnen we niet alleen. Daar hebben we jouw creatieve skills voor nodig! 

Ben jij de professional die ons via social media kan helpen Amsterdam een stukje inclusiever te maken? Geef aan dat je wilt helpen en we kunnen snel samen aan de slag. We zien ernaar uit om je te leren kennen.

Hier zijn we naar op zoek

• Creëer 5 social media posts, zoals reels en carousel posts die ons merkverhaal effectief communiceren

• Help ons met inspirerende ideeën voor content op onze social media kanalen 

4. Deliverables van topprojecten zijn kwantificeerbaar

Een goed vrijwilligersproject leidt tot duidelijke uitkomsten. Zo weet een professional precies waar ze aan beginnen en wanneer ze klaar zijn. En weten jullie wanneer een bedankje op z'n plaats is! 

Kun je iets niet in getallen aanduiden? Dikke kans dat je project dan te groot of te vaag is om met succes een professional te vinden via ons platform.

Hier is een lijstje met voorbeelden van kwantificeerbare uitkomsten per skillset ter inspiratie. 

Marketing en communicatie

1. 3 marketingstrategie workshops en 1 startplan

2. 1 communicatieplan voor een bepaald event

3. 5 social media posts over jullie missie 

4. 3 SEO teksten

5. 3 nieuwe advertenties voor Meta

6. 2 nieuwe campagnes opzetten in LinkedIn (waar advertenties al voor aanwezig zijn)

Finance en HR

7. 1 audit van de jaarbegroting

8. 2 advies sessies over de implementatie van een boekhoudingssysteem

9. Opstellen van 1 standaardcontract voor nieuwe medewerkers

10. 1 strategische adviessessie voor de recruitment van nieuwe vrijwilligers

11. 3 workshops over de onboarding van nieuwe collega's

Design, foto en video

12. 1 Infographic over een bepaald onderwerp

13. 1 Fotoshoot bij een bepaald event

14. UX design voor 3 landingspagina's van jullie website

15. 1 UX audit van de donatieflow

16. 3 korte video's van een event

IT en webdevelopment

17. Integratie van 1 nieuwe plugin 

18. Webdevelopment van 4 nieuwe pagina's

19. Opzetten van 1 flow in Hubspot

20. 1 kennissessie over X/Y/Z 

Wil je hulp bij het kwantificeren van jouw project of heb je het idee dat dit nog onvoldoende is gedaan in een bepaald template? Neem dan contact op met team@denieuwegevers.nl. 

TIP: Om je project beter af te bakenen en aantrekkelijker te maken, kun je direct aangeven wat níet bij de opdracht hoort. Zo voorkom je scope creep en hoef je hier niet verder over te alignen met je vrijwilliger. De professional kan zo zelf beter het werk plannen. 

5. Een goed project zoekt naar 1 skillset 

Sommige professionals zijn echte duizendpoten en kunnen zowel schrijven als designen als developen én je ook nog eens helpen met strategie. Die professionals zijn zeer zeldzaam en vind je niet snel in het wild. 

Als je snel succesvol de juiste professional wilt vinden, ga je op zoek naar 1 specifieke skill en subskill. Bijvoorbeeld schrijven, communicatiestrategie, development op een specifiek platform, emails, social media creatie, UX, performance marketing, SEO, video, foto, lead generatie, recruitment, enzovoorts.

TIP: Weet je niet zeker naar welke skill je op zoek bent of hoe je een project kunt beperken tot 1 skillset? Zet een project uit voor een adviescall om met een senior professional te sparren over project management en type skills of stuur een mailtje naar ons team. 

Checklist voor super succesvolle projecten

• Je project kan binnen 8 tot 12 uur worden afgerond

• Het is duidelijk wanneer het project af is

• Je hebt alle informatie, documenten en toegang om te starten al klaar liggen

• Je kunt duidelijke afspraken maken over de kennismaking, feedback en deadlines → Zie ook onze blog over goede samenwerkingen

• Je bent op zoek naar 1 duidelijke skill en hebt dat goed omschreven

• Je “Waarom we je nodig hebben” omschrijving is minstens 5 zinnen lang en opgedeeld in 2 of 3 korte paragrafen

• Je eindigt je projectomschrijving met een motiverende call-to-action waaruit blijkt hoeveel zin jullie hebben om met de vrijwilliger samen te werken

TIP: Hoe beter jij je projecten weet op te splitsen in deelprojecten - en hoe korter ze dus zijn - hoe sneller je een vrijwilliger vindt. En wie weet… Als de samenwerking positief verloopt, wil diezelfde vrijwilliger graag nóg een project oppakken.  

 Bekijk de tips op ons platform

Zodra jij je project gaat plaatsen, vind je handige tooltips om je te helpen het juiste in te vullen. Dit is een van de tips die we geven: 

Tooltip wanneer je jouw opdracht gaat omschrijven

“Omschrijf kort de opdracht zodat de professional weet waarom je deze plaatst. Beschrijf de aanleiding van het project, de missie van je organisatie en waarom je hiervoor de professional nodig hebt. Geef aan wat voor impact de professional met dit project kan maken.

Goed voorbeeld

✅ Wij zijn Stichting Zomerfun en zorgen voor leuke dagjes uit voor kinderen uit probleemgezinnen. We bestaan al sinds 2019 en hebben inmiddels meer dan 4000 gezinnen topdagen bezorgd.

Deze zomer willen wij een grote nieuwe campagne gaan lanceren genaamd "Get out of the House". Daarmee willen we ouders en kinderen die in een moeilijke thuissituatie zitten, stimuleren om buiten samen plezier te maken.

Om met deze campagne meer gezinnen te bereiken, zoeken wij een designer die ons kan ondersteunen met mooie designs van de flyer, een landingspagina en een social post. Ben jij zo'n designer? Dan kunnen wij met jouw hulp nog meer gezinnen helpen om even hun zorgen te vergeten.

Wil jij ons helpen? Dat zou echt super zijn! We zien ernaar uit om met je kennis te maken.

Waarom is deze omschrijving goed? 

1. Het is duidelijk wat de organisatie doet en wat voor bijdrage jullie leveren aan de maatschappij.

2. Er wordt goed omschreven wat de organisatie wil bereiken en waarom precies. 

3. De organisatie beschrijft precies de specifieke werkzaamheden die uitgevoerd moeten worden. 

4. Het is duidelijk wie gezocht wordt en wat die persoon voor de organisatie kan betekenen. 

5. Er staat nog een korte motiverende zin bij in een informele toon.”

We staan voor je klaar - Jouw succes is ons succes

We zijn continu bezig om onze project templates te verbeteren en betere professionals voor jullie te verzamelen. De enige manier waarop wij als platform succesvol kunnen zijn, is als jullie organisatie succesvol bij ons jullie projecten kunnen tackelen!

Kom je daarom ergens nog niet uit of denk je dat het beter kan? Klop bij ons aan en we helpen je verder. Een goed omschreven project staat aan de basis van ons gezamenlijk succes en een succesvolle project ervaring via ons platform. Neem hier dus goed de tijd voor.