Hoe werk je het beste samen?

Yes! Je hebt een match met een vrijwilliger voor jouw project. Maar hoe zorg je ervoor dat de samenwerking vlekkeloos verloopt en jullie tot een mooi projectresultaat komen? 

Wij leggen je graag uit hoe je het beste samenwerkt met vrijwilligers. Hoe ziet goede communicatie tussen beide partijen eruit? Welke afspraken maak je? Hoe evalueer je samen op de projectvoortgang? En ook niet onbelangrijk: wat doe je als het even niet volgens plan loopt?

Met deze blog maak je iedere samenwerking tot een succes. Leer alles over communicatie, verwachtingsmanagement, onboarding en bekijk ons voorbeeld van een top samenwerking.

Nog geen project live? Ga direct naar ons portaal →

Hoe ziet goede communicatie eruit?

Het is ontzettend belangrijk om goed met elkaar te communiceren. Goede communicatie is de basis van een goede samenwerking.

Het zorgt ervoor dat verwachtingen kloppen en eventuele problemen straks snel kunnen worden opgelost. Maar wat maakt communicatie nou goed? 

Hier volgen de 7 regels van goede communicatie

1. Duidelijkheid duurt het langst: Wees duidelijk en concreet in alles wat je zegt. Zo voorkom je misverstanden en schep je helderheid over de verwachtingen. 

2. Verduidelijk de mogelijkheden vanuit beide kanten: Bespreek wat er wel en niet mogelijk is.

3. Dubbelcheck of je het begrepen hebt: Ook hiermee voorkom je misverstanden. Je bouwt vertrouwen op. Stel de vraag: “Dus als ik het goed begrijp, wil je…”

4. Toon empathie: Ook hiermee bouw je vertrouwen op. Toon empathie door het persoonlijk te maken. Stel jezelf voor en vertel iets persoonlijks over jezelf. Zorg voor een klik. 

5. Stel je grenzen: Wees duidelijk in wat je wel en niet kan doen. Maak duidelijke afspraken over het aantal uren dat hieraan besteed wordt.  

6. Reflecteer op jezelf aan het einde van het gesprek: Ook als je denkt duidelijk genoeg te zijn geweest, kan het voor de ander dat niet zijn. Vraag feedback aan de vrijwilliger: “Is alles duidelijk en kan er meteen van start worden gegaan? Hoe vond je dit gesprek gaan? Heb je nog feedback voor ons?”

7. Vat een meeting samen en stuur naderhand op: Noteer de gemaakte afspraken, vat alles samen en stuur dit na in een e-mail. Je creëert zo een schriftelijk referentiepunt waar op teruggevallen kan worden. Voorbeeld: “Op 10 december lever je … in. Wij zullen dit evalueren op 12 december om 10:30.”

Verwachtingsmanagement

Een van de aspecten van effectieve communicatie is het delen van verwachtingen en doelen. Zorg als eerste voor een duidelijke rolomschrijving. Wat gaat de vrijwilliger doen en wat gaat hij ook vooral niet doen? Zorg voor een afgebakend project en een duidelijke taakomschrijving.  

Deel de doelstellingen van je project. Waar gaat het werk van de vrijwilliger aan bijdragen? Zo zorg je voor extra motivatie van de vrijwilligers en begrijpen ze beter waarom ze dit project doen. Neem de vrijwilliger mee in het grotere geheel van het project. Deel ook de missie van jouw organisatie. 

Spreek ook duidelijke deadlines af en geef een tijdsindicatie. Wat moet wanneer precies af zijn? Hoeveel uur zullen ze daarvoor nodig hebben?

Via welk medium communiceer je?

Ook belangrijk is om van tevoren af te spreken hoe jullie contact blijven onderhouden. Waarschijnlijk zullen dit meerdere media zijn. Dit kan via e-mail of een communicatieplatform zoals Microsoft Teams of Slack. 

Zorg voor open communicatiekanalen

Hebben de vrijwilligers een vast contactpersoon waar ze contact mee kunnen opnemen bij vragen? Zorg voor een vast aanspreekpunt binnen je organisatie voor de vrijwilliger. Is het project verspreid over meerdere weken? Plan dan meerdere check-ins om de voortgang te bespreken en obstakels te identificeren. Spreek ook af wat je graag wil zien van de vrijwilliger elke check-in. 

Onboarding van de vrijwilliger

Voordat de vrijwilligers kunnen starten met het vrijwilligersproject, moeten ze de organisatie leren kennen. De vrijwilliger voelt zich welkom, is op de hoogte van de belangrijkste zaken en kan effectief aan de slag. Voor een goede onboarding kun je aan de volgende dingen denken:

1. Stuur belangrijke informatie alvast op via de mail: Zorg ervoor dat je potentiële vrijwilliger zich goed kan voorbereiden op het eerste gesprek. Dan kunnen jullie na een voorstelrondje en wat uitleg direct de diepte in. 

2. Introductie van de organisatie: Begin met een welkomstgesprek, waarin de vrijwilliger meer leert over de organisatie en de missie, visie en kernwaarden leert kennen. 

3. Houd een voorstelronde: Leer elkaar beter kennen. Vertel wat persoonlijks over jezelf en stel de vrijwilliger voor aan de rest van het team. 

4. Geef toegang tot middelen en informatie: Zorg ervoor dat de vrijwilliger toegang heeft tot systemen en apparatuur. Denk hierbij aan projectmanagementtools, een videocallsysteem en de juiste documenten met informatie. 

5. Informatiekanalen: Geef ook toegang tot de benodigde informatiekanalen, zoals interne chatgroepen, nieuwsbrieven en vergaderingen. Zo blijft de vrijwilliger op de hoogte van veranderingen. 

Wat hierbij belangrijk is om in het achterhoofd te houden: de vrijwilliger voert vaak maar voor een korte periode een project uit. Bedenk daarom goed wat er echt nodig is om te bespreken en regelen, zodat de vrijwilliger zo snel mogelijk kan starten met het project. 

Geven én ontvangen van feedback

Zorg voor een open feedbackcultuur, waarin jullie feedback aan elkaar geven. Hier leer je beiden ten slotte het meeste van. Geef als organisatie constructieve feedback op het werk van de vrijwilliger, ook tussentijds. Tijdens de check-ins/voortgangsgesprekken evalueer je samen op het werk van de vrijwilliger. Zo kunnen ze snel bijsturen, mocht dat nodig zijn. Vraag of ze uitdagingen zijn tegengekomen en bied hulp aan. 

Zorg voor voldoende ruimte voor vragen. Houd de communicatie open, zodat vrijwilligers zich vrij voelen om vragen te stellen of problemen te delen. Moedig de vrijwilliger aan om feedback te geven en luister actief naar eventuele zorgen en kritiekpunten. 

Structuur van je samenwerking

De meeste samenwerkingen tussen organisaties en vrijwilligers via De Nieuwe Gevers verlopen als volgt: 

1. Kennismakingsgesprek: Leer elkaar kennen en het project kennen. 

2. Plannen van deadlines: Maak duidelijke afspraken wanneer iets opgeleverd wordt. 

3. Professional gaat aan de slag: Dit is het moment dat de vrijwilligers hun skills inzetten.

4. 1 of 2 feedbackrondes: Geef feedback en stuur bij wanneer nodig op vooraf bepaalde momenten

5. Oplevering van materialen: Het resultaat wordt op de einddeadline ingeleverd.

6. Afronding van het project: Plan een meeting in en bespreek het resultaat. Dit is het moment om de vrijwilliger voor hun inzet te bedanken!

Hierna kunnen jullie via De Nieuwe Gevers elkaar een mooie review geven waar een Impact Story uit volgt. We raden het ook aan om op LinkedIn jullie resultaten te delen. Zo inspireren jullie weer anderen om  vrijwilligersprojecten op te pakken.

Wat doe je als er zich problemen voordoen?

Gedurende jullie samenwerking kunnen er verschillende problemen voorkomen. Belangrijk is om te weten hoe je deze oplost, maar nog liever helemaal voorkomt. Een aantal voorbeelden van problemen zijn: 

• Een deadline wordt niet gehaald.

• Onduidelijke verwachtingen

• Onrealistische verwachtingen van de organisatie

• Gebrek aan communicatie

• Onvoldoende begeleiding of middelen

• Vrijwilliger voldoet niet aan verwachtingen

Stappenplan voor probleemoplossing

Om problemen effectief op te lossen, hebben we een algemeen stappenplan opgesteld. 

1. Identificeer het probleem: Zorg dat je zicht hebt op het probleem. Verzamel feedback van de vrijwilliger. 

2. Toon begrip en luister: Ga in gesprek met elkaar en luister naar elkaars perspectief. Het tonen van empathie helpt om vertrouwen te behouden en samen tot een goede oplossing te komen. 

3. Analyseer de oorzaken: Probeer samen te achterhalen wat de oorzaak van het probleem is. Is het bijvoorbeeld iets van het lijstje hierboven?

4. Maak een actieplan: Bepaal samen wat de vervolgstappen zijn. Vraag hierin ook advies aan de vrijwilliger. Zij bezitten kennis die hier van pas kan komen.  

5. Volg op en evalueer: Volg de vervolgstappen op en evalueer op een later moment of er een verbetering heeft plaatsgevonden. 

6. Check in bij De Nieuwe Gevers: Kom je er samen nog niet helemaal uit? Dan helpen we jullie graag verder om te kijken hoe we het project toch samen succesvol kunnen afronden.

Door constructief met deze problemen om te gaan, verbeter je de samenwerking en zorg je voor een succesvolle voortgang van het project.

De afronding van het project

Het project is afgerond! Wat top! Hoe rond je het project nu af? Begin als eerste met de projectevaluatie. Bespreek samen de resultaten en de samenwerking. Geef hierbij constructieve feedback. Vraag ook actief naar feedback van de vrijwilliger, over het project en de samenwerking. Dit kun je meenemen naar vrijwilligersprojecten in de toekomst.  

Je bent als het goed is erg dankbaar dat de vrijwilliger jouw organisatie zo goed geholpen heeft. Laat dit de vrijwilliger ook weten. Bedank de vrijwilliger op een persoonlijke manier en spreek je waardering uit. Mocht er van beide kanten interesse zijn, bespreek mogelijke projecten in de toekomst. Vul een review in zodat er een impact story komt en wij die kunnen delen. 

Maak er samen iets moois van

Je weet nu hoe je effectief samenwerkt. Veel succes gewenst met jullie project! Maak er samen iets moois van. 

Heb je nog geen projecten live staan? Dan verwijs ik je graag naar de templates op onze website. Deze templates helpen je op weg naar een perfecte omschrijving van jouw vrijwilligersproject. 

Wel al een project live staan maar nog geen match kunnen vinden?
Vraag hulp aan De Nieuwe Gevers! Dit kan door te mailen naar team@denieuwegevers.nl.