Alles wat jij moet weten over vrijwilligers werven voor jouw organisatie.

Vrijwilligers werven is niet altijd even makkelijk. Volgens het CBS was er in 2019 zelfs een lichte daling te zien in het percentage van de Nederlandse bevolking dat vrijwilligerswerk doet, en dat was nog voor de coronapandemie. Dus hoe kan je dan toch vrijwilligers werven voor jouw organisatie? In dit artikel lees je wat je van tevoren moet regelen, welke wervingsmethodes je kunt gebruiken, en hoe je vrijwilligers na het werven kan behouden.

Concrete tips op een rijtje.

Hier kun je vast de belangrijkste tips zien die je in dit artikel zal tegenkomen, lekker concreet:

Voor het werven

1. Ken jezelf: zorg van tevoren dat jij jouw missie en identiteit duidelijk hebt.
2. Waarom zoek je een potentiële vrijwilliger? Formuleer vooraf duidelijke taken en doelstellingen.
3. Zorg dat je goede begeleiding kan bieden aan vrijwilligers, en train jouw begeleiders om de toekomstige samenwerking zo soepel mogelijk te maken.
4. Ken je doelgroep: weet wat je zoekt in de ideale vrijwilliger, en maak bij voorkeur een persona. Denk aan dingen als ervaring, leeftijd, beschikbaarheid, levensstijl, motivatie, en persoonlijkheid.
5. Wat motiveert jouw vrijwilliger? Speel hierop in in jouw vacature.
6. De behoefte van de vrijwilliger staat centraal. Wat heeft jouw organisatie te bieden dat aansluit op die behoefte? Benoem ook dit in je vacature.
7. Soort zoekt soort: focus je bij vrijwilligers werven op vrijwilligers die goed passen bij jouw organisatie en team.
8. Stel een vaste kracht aan die zich focust op vrijwilligersmanagement: vrijwilligers werven, matchen met passende taken, een duidelijk vrijwilligersbeleid opstellen, training voor begeleiders van vrijwilligers regelen, en erkenning geven voor de bijdrage van vrijwilligers.
9. Train medewerkers die in contact staan met vrijwilligers in de taken en samenwerking, om deze zo soepel mogelijk te laten verlopen.

Tijdens het werven

10. Kies een of twee wervingsmethodes die goed bij jou passen, niet allemaal. Houd het gefocust.

11. Spits je wervingsmethode- en kanalen toe op jouw doelgroep.

Na het werven

12. Focus na het werven ook op het behouden van vrijwilligers. Doe dit door middel van duidelijkheid, waardering, betrokkenheid, en vrijwilligersmanagement.

Trends in vrijwilligerswerk: een nieuwe manier van vrijwilligers werven.

Eerst is het belangrijk om te weten dat het landschap van vrijwilligerswerk flink veranderd is. Vroeger kon je makkelijker goede doelen vacatures uitzetten voor een langdurige positie en iemand vinden. Zo'n vrijwilliger bleef dan jaren bij een goed doel actief. Tegenwoordig is de mentaliteit anders: mensen willen meer opties voor flexibel vrijwilligerswerk. Eenmalige klusjes, of op projectbasis.

Deze trend bestaat niet alleen binnen vrijwilligerswerk; kijk bijvoorbeeld naar de opkomst van de gig-economy, een trend op de arbeidsmarkt waarbij men werkt in de vorm van korte klussen of dienstverbanden. Zo is ook het idee van de flexvrijwilliger ontstaan. Deze soort vrijwilliger helpt af en toe mee, of is beschikbaar op oproepbasis. De reden voor deze verandering is moeilijk te achterhalen. Wellicht heeft het te maken met individualisering, maar dit leek volgens het CBS weinig effect te hebben op de vrijwilligerswerk-sector.

Wel is er een algemene trend die we hieruit kunnen halen: de behoefte van de vrijwilliger staat centraal. De meeste vrijwilligers zijn tussen de 35 en 45 jaar. Zij werken fulltime, hebben vaak een gezin, en bovendien een sociaal leven. Ook hebben zij een drang om een maatschappelijke bijdrage te leveren, maar wel op een manier die past bij hun levensstijl. Zij beslissen of en wanneer zij gaan helpen, en een lang commitment past vaak niet in de agenda. Betekent dit dat het vinden van een vrijwilliger voor een langdurige positie onmogelijk is? Dat niet, maar het is wel goed om op de hoogte te zijn van deze trend bij het werven van vrijwilligers.

Voordat je gaat werven: de basis.

Een goede voorbereiding is het halve werk. Het is begrijpelijk dat je meteen wilt beginnen met vrijwilligers werven, maar toch is het belangrijk dat je eerst de basis regelt. Dit betekent: jezelf kennen, je doelgroep kennen, en concreet weten waar je mee aan de slag kan. Dit kan je later een hoop hoofdpijn besparen, en je wervingsresultaten flink verbeteren.

(Zie ook: stel jezelf deze vragen om de perfecte goede doelen vacature voor jou te vinden)

Ken jezelf.

Allereerst moet je natuurlijk jezelf presenteren. Wat heb jij als goed doel te bieden? Wie ben jij, en waarom heb je nieuwe vrijwilligers nodig? De belangrijkste overwegingen op een rijtje:

1. Missie en identiteit

Wat is jouw missie? Waar sta je voor? Wat is je visie? Wat wil je bereiken? Als jij niet duidelijk weet waar je voor staat, is niemand gemotiveerd om zich bij jou aan te sluiten.

Een goede manier om dit vast te stellen is via de Golden Circle, bedacht door Simon Sinek in zijn boek Start with Why. Deze cirkel bestaat uit 3 delen: "wat" in de buitenste laag, "hoe" in de middelste, en "waarom" in de kern. Simpel gezegd: wat is je product, hoe verkoop je het, en waarom verkoop je het. Door deze drie dingen vast te stellen krijg je niet alleen zelf een sterker beeld van waarom je het eigenlijk doet en hoe je product daar uiteindelijk aan bijdraagt, maar jouw potentiële nieuwe vrijwilliger krijgt dit ook.

Je kan de Golden Circle direct gebruiken in jouw goede doelen vacature: begin met waarom de potentiële vrijwilliger bij jouw organisatie zou willen werken (jouw missie!) en ga daarna verder met hoe hun werk hieraan bijdraagt en wat het werk precies is. Dit onderscheidt jou van andere organisaties, en geeft tegelijkertijd een goed beeld van de taken.

2. Waarom vrijwilligers werven?

Waarom heb je vrijwilligers nodig? Wat voor soort taken wil je dat ze mee aan de slag gaan? Kortom: welk doel wil je bereiken met nieuwe vrijwilligers werven? Klinkt misschien als een inkoppertje, maar voor veel mensen is "voldoening" een belangrijke reden om vrijwilligerswerk te doen. Verveling of een slechte taak jaagt iemand al gauw weg, en dan mag je weer opnieuw vrijwilligers gaan werven.

Dus hoe kan je dit toepassen? Formuleer vooraf duidelijke taken die je kan benoemen in je goede doelen vacature, en formuleer de doelstellingen die je hiermee wil behalen. Zo weet de nieuwe vrijwilliger waar ze aan bijdragen en verhoog je de kans dat de match daadwerkelijk goed zit.

3. Begeleiding en medewerkers

Daarnaast is het belangrijk dat je beslist wie de nieuwe vrijwilliger gaat begeleiden. Toch jammer als je ze binnenhaalt, en ze meteen weer weg zijn omdat ze bij niemand terecht kunnen met vragen.

Stel hier daarom een vaste kracht voor aan. Door iemand te hebben die controle neemt over vrijwilligers werven en alles wat daarna komt, is er niet alleen een grotere kans dat je meer mensen werft, maar ook dat ze daarna blijven hangen. Overigens nog een vraag die je jezelf kunt stellen op dit vlak: wat is het verschil qua werk tussen een betaalde kracht en een vrijwilliger? Toch niet eerlijk als straks iemand meer werk doet terwijl een ander betaald krijgt. Ook dit kun je vooraf al bedenken.

Ken je doelgroep.

Het tweede deel van de voorbereiding is weten wat voor vrijwilliger jij wilt aantrekken. Het klinkt misschien vreemd om kieskeurig te zijn bij het vrijwilligers werven, maar het is écht nodig. Je wil niet dat iemand straks in de stress schiet omdat ze op een taak krijgen die totaal niet bij ze past. Niet handig voor jou, en niet leuk voor hen. Daarom moet je goed matchen, en om dat te doen, moet je je doelgroep goed kennen.

4. De ideale vrijwilliger

Wat zoek jij in de ideale vrijwilliger? Wie zou er ideaal gezien op de stoep staan als antwoord op jouw goede doelen vacature? Hoe oud zijn ze, wat voor ervaring nemen ze mee, en hoeveel uur hebben ze te besteden? Hoe ziet hun dagelijks leven eruit, hoe is hun persoonlijkheid, en wat motiveert ze? Wat voor skills bezitten zij om jouw taak goed uit te voeren?

Het kan hierbij helpen om een persona te maken. Dit is een soort profiel van jouw ideale vrijwilliger waarin leeftijd, hobby's, en alle andere bovenstaande vragen aan bod komen. Deze persona's kunnen je helpen om jouw goede doelen vacature nog beter te laten aansluiten op de wensen van je ideale vrijwilliger. En zo heb je een grotere kans dat je goede sollicitaties ontvangt bij het nieuwe vrijwilligers werven.

5. Wat motiveert mijn ideale vrijwilliger?

Jezelf verplaatsen in de schoenen van een ander betekent ook hun motivatie begrijpen. Waarom willen zij vrijwilliger worden? Daar begint het immers allemaal mee. Door de motivatie achter hun acties te begrijpen, kun je hierop inspelen in jouw goede doelen vacature, waardoor er een grotere kans is dat jouw ideale vrijwilliger reageert. Over het algemeen zijn dit de 6 meest belangrijke motivaties om vrijwilligerswerk te gaan doen (Clary et al., 1998):

• Altruïstisch. Anderen helpen, iets teruggeven, de wereld verbeteren, solidariteit met minderbedeelden.
• Persoonlijke voldoening. Zich beter voelen, zich nuttig voelen, zich zelfverzekerd voelen.
• Sociaal voorbeeld. Mensen die dicht bij mij staan doen het ook.
• Nieuwe inzichten en ervaringen. Nieuwe mensen ontmoeten, nieuwe dingen leren, eigen kracht ontdekken.
• Carrière. Vrijwilligerswerk staat goed op CV, verschillende carrière opties uitproberen, ervaring opdoen, netwerk uitbreiden.
• Ontsnapping. Minder eenzaamheid, afleiding van eigen problemen, minder gevoel van schuld tegenover minderbedeelden.

Dus hoe kun je dit toepassen? Bedenk eerst wie jij wil aanspreken. Als jouw ideale vrijwilliger een jongere is, zal carrière wellicht een grotere motivatie zijn dan bij een oudere vrijwilliger. Maakt ervaring jou niet veel uit en zoek je vooral naar een jonge enthousiasteling, dan kun je inzetten op nieuwe inzichten en ervaringen, of professionals die een nieuwe carrière richting in willen slaan. Bij ouderen zou je kunnen inspelen op altruïsme, persoonlijke voldoening, en ontsnapping. Zij zijn misschien vaker eenzaam en hebben na een leven lang te hebben gewerkt wellicht een kriebel om iets terug te geven aan de samenleving. Door je vacature op deze manier aan te laten sluiten op de motivatie van jouw vrijwilliger, zal je sneller iemand vinden die past bij jouw organisatie en een sterke bijdrage kan leveren.

Bonus tip: Het liefst wil je iemand die intrinsiek gemotiveerd is. Dit betekent dat de motivatie door interne factoren komt, zoals ergens plezier in hebben, in plaats van externe factoren, zoals beloningen. Intrinsieke motivatie werkt veel sterker en is betrouwbaarder. Kijk zelf maar: heb jij liever een vrijwilliger die komt helpen omdat ze enthousiast zijn over jouw doel, of iemand die vrijwilligerswerk komt doen omdat ze dan een bonus krijgen op het werk?

6. Wat heeft jouw organisatie deze vrijwilliger te bieden?

En tot slot: het moet van twee kanten komen. Ook als jij tot in de puntjes uitgewerkt hebt wie jij nodig hebt en precies weet op welke motivatie jij wilt inspelen, heeft de vrijwilliger de keus om zich bij jouw organisatie aan te sluiten of niet. En denk eraan: de vrijwilliger staat centraal. Dus wat heb jij hen te bieden? Sluiten de taken goed aan op de leefstijl en wensen van je vrijwilliger? Zorg dat taken flexibel zijn, en dat het duidelijk is hoeveel tijd er van de vrijwilliger verwacht wordt. Iets anders wat je kunt bieden zijn bijvoorbeeld interne events waarbij nieuwe vrijwilligers elkaar kunnen ontmoeten, en waar je de impact van hun vrijwilligerswerk laten zien. Kortom: geef ze redenen om zich specifiek bij jouw organisatie aan te sluiten, naast simpelweg iets goed doen. Dat kunnen ze immers overal.

Aan de slag met nieuwe vrijwilligers werven: houdt focus.

Je kent jezelf, je kent je doelgroep. Alles wat je nu nog nodig hebt is een concrete aanpak. Maar ook daar is voorbereiding voor nodig. Er zijn namelijk een aantal factoren die problemen kunnen veroorzaken bij nieuwe vrijwilligers werven. Sommige kan je iets aan doen, en andere niet. Om erachter te komen welke dat zijn - en waar je dus op kan focussen - gebruiken wij de nature en nurture benadering (Hager & Brudney, 2011; Nesbit, Christensen & Brudney, 2017). Deze helpt goede doelen te beslissen waar ze moeite in moeten steken bij het werven, en waar juist niet.

7. Soort zoekt soort

Nature gaat over factoren die zo eigen zijn aan jouw organisatie dat ze vrijwel vast staan. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de gemiddelde leeftijd van je vrijwilligers. Een organisatie met veel oudere leden zal meer moeite hebben om jongeren aan te trekken (en vice versa!). Dit is iets dat je op korte termijn niet snel zult veranderen, dus eigenlijk is het advies: stop hier ook geen moeite in.

Zorg dat de nieuwe vrijwilligers die jij probeert te werven goed passen bij de groep vrijwilligers die je nu al hebt. Als jouw organisatie vooral oudere vrijwilligers heeft, zal je enorm veel tijd en moeite kwijt zijn om jongeren aan te trekken, die je ook had kunnen stoppen in mensen die waarschijnlijk wel interesse hebben: ouderen.

8. Begeleiding en management

Maar er zijn ook dingen die je wel kunt aanpassen om het werven van voldoende vrijwilligers makkelijker te maken. Dat zijn de nurture aspecten. Het helpt bijvoorbeeld als je iemand hebt die het werven van en werk van vrijwilligers begeleidt, en waar mensen naartoe kunnen met vragen. Dat maakt jouw organisatie aantrekkelijker voor vrijwilligers.

Je kunt bijvoorbeeld een vast persoon aanstellen om het vrijwilligersmanagement te regelen. Dit gaat niet alleen om voldoende vrijwilligers werven, maar ook vrijwilligers matchen aan passende opdrachten, een duidelijk vrijwilligersbeleid opstellen, training voor begeleiders van vrijwilligers regelen, en erkenning van de bijdrage van vrijwilligers verzorgen. Een persoon die dit proces begeleidt en waar mensen naartoe kunnen met vragen maakt jouw organisatie aantrekkelijker voor vrijwilligers.

9. Training voor medewerkers

Een andere belangrijke nurture factor is de organisatiecultuur rondom vrijwilligers. Hoeveel middelen wijd je aan vrijwilligersmanagement, hoe laat je je waardering naar bestaande vrijwilligers zien, en hoe is de houding van betaalde medewerkers naar vrijwilligers toe? Zorg dat deze zaken goed zitten bij jouw organisatie.

Train je medewerkers die met bestaande vrijwilligers werken daarom vooraf in hun taak, zodat de samenwerking zo soepel mogelijk verloopt. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de taken die moeten gebeuren, maar ook aan culturele factoren die heersen binnen een organisatie. Bijvoorbeeld, veel waardering geven voor de inzet van vrijwilligers, en geen superieur gedrag vertonen omdat de een betaald wordt en de ander niet.

Dus in het kort: kijk waar jij aanpassingen kan maken om het werven makkelijker te maken, maar wees ook kritisch op waar vrijwilligers zich aan moeten passen aan jou. Soort zoekt soort. Weet wie je bent, en je trekt mensen aan die zichzelf hierin herkennen. Focus je op hen, en stel iemand aan die het wervingsproces en vrijwilligersmanagement kan overzien. Train medewerkers om samen te werken met vrijwilligers. Dit zal helpen bij het werven van, en behouden van vrijwilligers.

Vrijwilligers werven: welke methodes zijn er?

Als je eenmaal weet wie je bent, wie je zoekt, en waar jij jouw effort in gaat investeren, is het tijd om ook echt vrijwilligers gaan werven. Er zijn veel methodes die je kan gebruiken:

• Mond tot mond
• In de krant
• Op straat
• Posters en flyers
• Evenement
• Social media
• Paid advertising
• Vacaturebank
• Automatic messaging (LinkedIn, mail)

Er is geen "perfecte methode". Dat hangt van je organisatie af. Dus welke kies je?

10. Een klein net (maar wel sterk!)

Het lijkt wellicht slim om een wijd net uit te gooien, maar dat is juist niet de bedoeling. Hier geldt; kwaliteit boven kwantiteit. Als je teveel kanalen probeert te verzorgen, zijn ze geen van allen sterk.

Begin daarom met een paar kanalen. Probeer er een aantal uit, en kies er één of twee die voor jou het beste werken. Een gefocuste aanpak loont!

11. Houd de doelgroep in gaten

Daarnaast hangt de methode die je gebruikt af van je doelgroep. Je weet wie je zoekt, maar waar vind je die persoon? Natuurlijk kun je ervoor kiezen om je goede doelen vacature in een vacaturebank voor vrijwilligerswerk te plaatsen, zoals bij jouw lokale vrijwilligerscentrale. Je kunt ook via Social Media zoeken.

Plaats jouw vacature daar waar jouw doelgroep 'm gaat vinden. Een jongere zal je wellicht eerder tegenkomen op Instagram of TikTok, en een professional op LinkedIn. Ouderen zal je makkelijker bereiken via offline media, zoals kranten, tijdschriften, flyers, en posters. Een vacaturebank is een goed algemeen kanaal, maar daar heb je wel competitie met andere vacatures, en de vrijwilliger moet hier actief op zoek zijn naar jou, in plaats van dat jij hem/haar toevallig "toespreekt". Dit is niet per se iets slechts, maar wel iets om te overwegen.

Vrijwilligers werven vs. vrijwilligers behouden.

Als alles goed gaat heb je straks een aantal vrijwilligers geworven. Maar daar houdt het verhaal natuurlijk niet op; vrijwilligers werven heeft weinig zin als ze na een aantal weken weer vertrekken. Je wilt ze natuurlijk behouden! Maar hoe doe je dat?

12. Vrijwilligers behouden: hoe doe je dat?

Iedereen wil een fijne werkomgeving, en dit is extra belangrijk bij vrijwilligerswerk. Mensen blijven immers vrijwilliger omdat ze het leuk of belangrijk vinden, niet omdat ze betaald worden zoals bij een normale baan. In andere woorden: als de werkomgeving onprettig is, zullen ze sneller vertrekken. Maar hoe doe je dat, een goede omgeving voor vrijwilligers te creëren? We hebben een aantal stappen voor je op een rijtje gezet:

• Wees duidelijk over wat ze kunnen verwachten. Zorg voor duidelijkheid in de vacature tekst, maar ook voor daarna. Zorg dat je vrijwilligers weten met welke taken ze aan de slag kunnen, waar, en voor hoelang. Zeker als de taken niet vast staan kan het handig zijn om iemand aan te stellen die dit in goede banen leidt, en waar mensen met vragen naartoe kunnen.
• Geef ze een warm welkom - en hou het ook zo! Waardering = heel belangrijk. Zorg voor een goede onboarding, iemand bij wie vrijwilligers terecht kunnen met vragen, en erken inspanning die ze leveren door af en toe wat leuks te organiseren of een mooi compliment te geven!
• Houd ze betrokken, maar geef ze ook de ruimte. Houd vrijwilligers op de hoogte, communiceer over wat er gebeurt binnen de organisatie, maar geef ze ook ruimte om zelf keuzes te maken en initiatief te nemen. Dat werkt motiverend! Dit kun je doen door bijvoorbeeld een interne nieuwsbrief te versturen, en een aanspreekpunt aan te wijzen waar vrijwilligers met nieuwe ideeën of feedback terecht kunnen.
• Vrijwilligersmanagement is belangrijk! We hebben het al genoemd, maar vrijwilligersmanagement is echt onmisbaar als je je vrijwilligers wilt behouden. Dit betekent vrijwilligers matchen aan passende opdrachten, een duidelijk vrijwilligersbeleid opstellen, training voor medewerkers verzorgen die werken met vrijwilligers, erkenning geven voor de bijdrage aan de organisatie, en een vaste medewerker aanstellen die al over al deze zaken gaat.

  

Praktische tips van goede doelen.

Ook met de bovenstaande informatie is het natuurlijk altijd handig om te luisteren naar degenen die jou voor zijn gegaan. Gelukkig hoef je niet elk wiel zelf uit te vinden. Daarom nog een paar laatste tips van andere goede doelen over vrijwilligers werven:

• Zorg dat je goed bereikbaar bent. Klinkt misschien als een inkoppertje, maar een duidelijk mailadres of telefoonnummer op de goede doelen vacature, website, of advertentie zetten is natuurlijk een must.
• Wees origineel. Er zijn duizenden goede doelen die vrijwilligers willen werven. Dus, laat zien wat jou bijzonder maakt. Een leuke schrijfstijl of groepsfoto springt er lekker uit. En verkoop jezelf een beetje. Denk aan de motivaties: wat heb jij te bieden (dat een ander wellicht niet heeft)?
• Wees duidelijk. Ook al benoemd in dit blog, maar zo belangrijk dat het nog wel een mention verdient. Wees in je goede doelen vacature duidelijk wat voor taken het vrijwilligerswerk inhoudt, hoelang ze duren, waar het plaatsvindt, en naar wat voor vrijwilliger je precies zoekt.
• Let op je imago. Hoe zien andere mensen jou? Als jij bekend staat als een organisatie die oubollig en ongestructureerd is, hebben mensen geen zin om je te gaan helpen. Wees je daar bewust van. Dit betekent ook: een goede website! Eerste indrukken zijn belangrijk.

  

Hulp nodig?

In dit blog staan veel tips waar je wellicht hulp bij wilt krijgen: Vrijwilligersmanagement opzetten, wervingsadvertenties maken, een nieuwe website ontwerpen, automatic messaging opstarten, en nog veel meer. Dit kan natuurlijk waar jij wil, maar De Nieuwe Gevers is ook een optie. Wij helpen non-profit organisaties aan professionals die vrijwillig hun skills doneren. Neem gerust een kijkje.

Bronnen

Arends, J. (2020, December 1). Vrijwilligerswerk 2019. Centraal Bureau voor de Statistiek. https://www.cbs.nl/nl-nl/longread/aanvullende-statistische-diensten/2020/vrijwilligerswerk-2019

Clary, E. G. , Snyder, M. , Ridge, R. D. , Copeland, J. , Stukas, A. A. , Haugen, J. & Miene, P. (1998). Understanding and Assessing the Motivations of Volunteers: A functional approach. Journal of Personality and Social Psychology, 74(6), 1516–1530.

Hager, M. A., & Brudney, J. L. (2011). Problems recruiting volunteers: Nature versus nurture*.* Nonprofit Management and Leadership, 22(2), 137–157. https://doi.org/10.1002/nml.20046

Nesbit, R., Christensen, R. K., & Brudney, J. L. (2017). The Limits and Possibilities of Volunteering: A Framework for Explaining the Scope of Volunteer Involvement in Public and Nonprofit Organizations. Public Administration Review, 78(4), 502–513. https://doi.org/10.1111/puar.12894