Vrijwilligers motiveren, hoe doe je dat?

Of je nu een stichting, goed doel of ander maatschappelijk (non profit) initiatief bent, waarschijnlijk spelen vrijwilligers een belangrijke rol in jouw organisatie. Vrijwilligers zijn er in alle soorten en maten: vrijwilligers die klusjes doen, vrijwilligers die in het bestuur zitten, vrijwilligers voor lange of juist voor korte ondersteuning, vrijwilligers die op afstand helpen… Welke taken de vrijwilligers ook vervullen: je hebt ze nodig. Het zijn immers deze vrijwilligers die er mede voor zorgen dat jullie je missie en visie waar kunnen maken!

Maar hoe ga je nou het beste om met je vrijwilligers? En hoe kun je vrijwilligers motiveren, zodat ze ook echt een waardevolle bijdrage leveren aan het werk van je organisatie? In deze blog geven wij je 7 tips over hoe jij je vrijwilligers kan motiveren, zodat jullie samen nog meer impact kunnen realiseren.

1. Maak het leuk.

Vrijwilligerswerk betekent dat iemand vrijwillig, dus uit eigen wil en zonder vergoeding, bepaald werk verzet. De vrijwilliger zet zich in omdat hij of zij dit zelf wil en in je non profit organisatie gelooft. Dat is ongelooflijk mooi! Vergeet dit niet, en waardeer dat de vrijwilliger dit blijkbaar voor jou en je organisatie over heeft. Doe daarom je best om het vrijwilligerswerk leuk te maken, en te houden. Wat vindt de vrijwilliger leuk om de doen, waar wordt hij/zij enthousiast van? En andersom; waar haalt hij/zij minder energie uit?

Start met een goed gesprek. Hoe ziet de vrijwilliger zijn/haar rol voor zich? Maak hier samen afspraken over en laat de vrijwilliger lekker snel aan de slag aan. Vrijwilliger blij, jij blij.

Belangrijk: voorkeuren kunnen veranderen. Dus blijf in hierover in gesprek en check af en toe of de vrijwilliger nog wel happy is met zijn/haar rol. Zo blijf je je vrijwilligers motiveren voor hun werk.

2. Werk je vrijwilliger goed in.

Wie nieuw aan de slag gaat bij een organisatie, als vrijwilliger of als betaalde kracht, moet in het begin vaak even wennen. Er is veel wat je nog niet weet; wat zijn de taken precies, wie kan je waarvoor vragen en hoe zit de structuur van de organisatie in elkaar? Zo komt er veel op je af, helemaal als je meteen volledig meedraait in een team. Wat hebben je vrijwilligers nodig om een vliegende start te maken binnen jouw non profit organisatie? En wie gaat ze inwerken? Allemaal zaken om goed over na te denken.

Begin met een kick-off bijeenkomst (of lekkere lunch ;)) waarin je alles vertelt over jullie non profit organisatie. Wat doen jullie, waarom en hoe? Wat is essentieel voor de vrijwilliger om te weten over jullie doelgroep, branche en team, wie vervult welke rol? En over de dagelijkse gang van zaken, wie kan waarbij helpen? Kortom: Maak de vrijwilliger wegwijs zodat hij/zij vol vertrouwen aan de slag kan. Wie het gevoel heeft te kunnen wat er van hem/haar gevraagd wordt, is gemotiveerd dit goed te doen. Zo hebben wij een presentatie gemaakt die we makkelijker er bij kunnen pakken, waarin al deze onderdelen staan, zodat iedere vrijwilliger goed onze organisatie kent.

3. Betrek je vrijwilliger bij je organisatie.

Vrijwilligers zijn voor veel non profit organisaties onmisbaar en dat mogen ze best weten. Betrek vrijwilligers daarom actief bij (de koers van) je organisatie. Wie zich betrokken voelt bij zijn werk is gemotiveerder. Dus bespreek zaken met je vrijwilligers en nodig ze uit voor vergaderingen. Deel niet alleen je eigen visie op het werk maar vraag ook om input. En doe hier vervolgens wat mee. Zo voelen vrijwilligers zich gehoord en dit nodigt uit om actief mee te denken.

Richt je niet alleen op inhoudelijke betrokkenheid, denk ook aan collegialiteit en gezelligheid. Jullie zijn een team! Dus stuur een leuk kaartje voor verjaardagen, organiseer een uitje en creëer een echte community. Dit zorgt voor extra motivatie en joy bij je vrijwilligers om nóg meer hun best te doen.

4. Maak je missie tastbaar. Deel je impact.

Betrek je vrijwilligers dus bij je non profit organisatie. En vooral; bij je missie en impact. Dit is waar jullie samen aan werken, wat jullie verbindt en waar jullie elkaar in hebben gevonden. Herinner je vrijwilligers daarom regelmatig aan jullie gemeenschappelijke missie. Weten waar je het voor doet motiveert enorm!

Hoe? Maak je vrijwilligers net zo enthousiast over je missie als jij dat bent. Vertel ze alles wat je weet. Wijs ze op interessante films/boeken/onderzoeken/websites waar ze meer kunnen lezen over de relevantie van jullie werk, moedig eigen initiatief aan en blijf op de hoogte van alle nieuwe ontwikkelingen in jullie "branche".

Hetzelfde geldt voor de impact die jullie samen realiseren: wat hebben jullie bereikt? Meer kinderen naar school geholpen, meer dieren aan onderdak of meer geld opgehaald voor onderzoek? Meer inschrijvingen op de nieuwsbrief, meer volgers op Social Media of meer donateurs? Groot en klein; deel je successen en vier dit samen. Zo doen wij met ons team elke vrijdag "Friday Wins", waarin iedereen zijn of haar persoonlijke wins kan delen van die week. Een leuk moment om de week af te sluiten en op de hoogte te blijven van de progressie die je als team boekt.

5. Maak heldere afspraken. En houdt je eraan.

Wie samenwerkt moet afstemmen: over inhoud en praktische zaken. Over tijdsplanning, vorm en oplevering. Heldere afspraken vergemakkelijken de samenwerking en voorkomen teleurstellingen, van twee kanten. Zet afspraken op papier en geef allebei je woord hierop.

Heb je afgesproken altijd binnen 3 dagen op een mail te reageren? Doe dit dan. Heb je afgesproken dat de vrijwilliger bepaalde taken mag uitvoeren? Sta dit dan toe. Heb je afgesproken om feedback direct uit te spreken? Doe dit dan.

Spreek elkaar aan als afspraken niet nagekomen worden. Daar zijn ze immers voor.

6. Bied flexibiliteit.

Heldere afspraken zijn dus belangrijk. Maar; het is ook belangrijk dat je vrijwilligers invloed geeft op hoe ze hun werk uitvoeren. Wanneer ze hun taken doen bijvoorbeeld. Of in welke volgorde. Niemand wordt blij van een leidinggevende/collega die precies voorschrijft hoe en wanneer iets gedaan moet worden en elke eigen inbreng afkeurt. Sterker nog, uit onderzoek blijkt dat 96% van alle werknemers flexibiliteit heel belangrijk vindt in hun werk. Dit geldt ook voor vrijwilligerswerk bij een non profit.

Leg de bal dus bij je vrijwilligers. Willen zij bij jou op locatie werken (indien mogelijk)? Willen ze hele dagen werken, of meer flexibel in de uurtjes die hen uitkomen? Sommige zaken staan vast, maar laat je vrijwilligers waar mogelijk zelf keuzes maken.

7. Toon waardering. Hoe klein ook.

Iedereen wordt blij van een complimentje, en van het geven ervan is ook nog nooit iemand minder geworden. Dus: wees royaal hiermee. Geef je vrijwilligers de erkenning die ze verdienen en plaats ze in het zonnetje. Complimenteer je vrijwilligers om hun vaardigheden, inzet en enthousiasme. En laat je waardering blijken.

Zoals Versa Vrijwilligerscentrale deed bijvoorbeeld, met een mooi bloementje voor vrijwilliger Milou. Milou ging via ons platform aan de slag en verzorgde een kennissessie "Customer Journey & Persona's" voor het hele team. Als dankjewel kreeg ze onderstaande bos bloemen: "Wat een leuke blijk van waardering!"