Hoe Stichting De Buitenkamer groeide door samenwerking met experts

Als organisatie zoek je iemand met de juiste expertise. Iemand die snapt waar jij naartoe wilt en je daar professioneel bij kan helpen. Je wilt resultaat. Maar om dat te bereiken, moet je als organisatie zelf ook scherp zijn. Je moet goed communiceren, voorbereid zijn en weten wat je nodig hebt.

Irene Witjens van Stichting De Buitenkamer weet hoe dat werkt. Ze vertelt hoe zij met hulp van vrijwilligers via De Nieuwe Gevers concrete stappen kon zetten. In deze blog deelt zij haar verhaal.

Bekijk de projecten voor Stichting De Buitenkamer →

Kun jij jezelf voorstellen?

Ik ben Irene Witjens, sinds september 2024 bestuurder bij Stichting De Buitenkamer in Utrecht. Met mijn achtergrond van tien jaar als directeur in het sociaal domein wilde ik impact maken die dichter bij mensen staat. Toen ik via via hoorde over De Buitenkamer, voelde het meteen als een plek waar mijn ervaring goed van pas komt.

Hoe is Stichting De Buitenkamer ontstaan?

De Buitenkamer is ooit ontstaan vanuit een persoonlijk idee van twee vrouwen, Annette en Sandra. Zij liepen vast in hun werk en vonden rust in het buiten zijn, met hun handen in de aarde van een moestuin. Dat gaf hen zoveel ontspanning en voldoening dat ze anderen wilden uitnodigen om dat ook te ervaren.

Toen er een extra tuin vrijkwam en in de buurt vluchtelingen werden opgevangen, ontstond iets bijzonders. Hun tuin werd een warme plek waar mensen met verschillende achtergronden en uitdagingen samen de stress van het leven even konden vergeten.

Ondertussen hebben ze naast de tuin een tweede en derde tuin en een atelier. De deelnemers zijn vluchtelingen, buurtbewoners met mentale of fysieke klachten, mensen met burn-out, rouw of ziekte. In de tuinen en het atelier werken ze gezamenlijk met wol, verzorgen ze planten, weven en bereiden ze maaltijden. Het is geen therapie, maar het werkt wel helend. Het contact, de handenarbeid en het bezig zijn met de natuur helpt ze om weer in hun kracht te komen.

Hoe zijn jullie bij De Nieuwe Gevers terechtgekomen?

Volgens mij is het eerste contact gelegd vanuit De Nieuwe Gevers richting een van onze initiatiefnemers. Er werd gevraagd: is dit platform misschien iets voor jullie? In eerste instantie moesten we helaas nee zeggen. Onze deelnemers hebben vaak weinig tot geen inkomen, dus we werken met minimale eigen bijdragen. Een bijdrage aan zo’n platform konden we simpelweg niet betalen.

Maar toen kwam er iemand van De Nieuwe Gevers weer bij ons terug. Ze stelde voor om samen met een sponsor, Univé, het lidmaatschap voor een jaar kosteloos mogelijk te maken. Dat veranderde alles. Zo konden we het toch proberen.

Een kijkje achter de schermen van geslaagde projecten

We wilden graag onderzoeken hoe we organisaties konden benaderen om in hun HR-trajecten een rol te spelen. We zagen dat veel mensen bij ons terechtkomen die uitgevallen zijn op werk of tegen een burn-out aanlopen. Dan denk je: hoe kunnen wij een plek zijn vóór die uitval? Of juist een steun zijn tijdens re-integratie?

Maar als je bedrijven wilt betrekken bij wat je doet, dan kom je er niet met alleen een warm verhaal. Je moet laten zien wat je te bieden hebt en hoe dat past in hun wereld. Daar hadden we iets visueels voor nodig, iets dat overtuigt. Een pitchdeck dus waarmee we bedrijven kunnen benaderen en laten zien: dit is wat we doen en dit is waarom het werkt.

Hoe zag het project eruit?

Via De Nieuwe Gevers plaatsten we onze vraag. Al snel kregen we een paar reacties. De tweede reactie kwam van een team van drie mensen van adviesbureau Argon. Zij vonden het een mooie maatschappelijke vraag, hadden net een rustigere week en wilden meteen aan de slag.

Wat volgde waren twee gesprekken. Wij deelden alles wat we al hadden liggen: ideeën, teksten, plannen. En zij luisterden, dachten mee en kwamen met een eerste opzet voor het pitchdeck. We mochten daar feedback op geven en daarna gingen zij opnieuw aan de slag. Binnen no-time hadden we een prachtig, professioneel pitchdeck in handen dat echt bij onze stijl en boodschap paste.

Wat maakte het project leuk voor jullie?

Wat het zo prettig maakte, was de dynamiek. De vrijwilligers dachten met ons mee, maar lieten ook hun expertise spreken. Ze stelden de juiste vragen, namen initiatief en kwamen met voorstellen. Het voelde niet alsof we een gunst vroegen, maar alsof we samen werkten aan iets belangrijks.

En zelfs na afloop hielden we contact. Twee maanden later kregen we nog een berichtje van een van de teamleden of hij het project op LinkedIn mocht delen. Natuurlijk! Zo konden we elkaar weer een beetje supporten.

Hoe zorg je voor een succesvolle samenwerking?

Voor mij draait dat om drie dingen:

1. Heldere communicatie
We hebben gemerkt dat het ontzettend belangrijk is om snel en duidelijk te reageren. Vrijwilligers geven hun tijd en dat is waardevol. Als je dan weken later iets laat horen, dan is de vaart eruit.

Dus wij proberen altijd binnen een dag te reageren, of in elk geval aan te geven wanneer ze iets van ons kunnen verwachten.

2. De juiste expertise
Wij zoeken hulp omdat we bepaalde kennis niet hebben. Daarom is het belangrijk om duidelijk aan te geven wat je precies nodig hebt. Als wij dat goed formuleren, dan vertrouwen we erop dat de vrijwilliger met de juiste expertise dat professioneel oppakt.

3. Waardering uiten en meewerken
Het is geen ‘geef ons iets gratis’-verhaal. Het is echt samenwerken. We denken mee, bereiden ons goed voor en geven input en feedback.

Daarbij is de belangrijkste tip: laat je waardering blijken. Want iemand die zijn tijd en kennis geeft, verdient een goed gevoel en een bedankje.

Wat zijn jullie volgende stappen via De Nieuwe Gevers?

We hebben inmiddels twee mooie projecten afgerond. Dankzij De Nieuwe Gevers hebben we nu een professioneel pitchdeck dat we echt kunnen inzetten richting bedrijven. Daarnaast heeft een andere vrijwilliger ons geholpen met een grondige analyse van onze website. Beide samenwerkingen waren waardevol. We konden er meteen mee aan de slag.

Omdat die projecten zo goed verliepen, hebben we meer projecten op het platform van De Nieuwe Gevers gezet.

Bekijk de projecten van Stichting De Buitenkamer →